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Para lograr producir un evento, la manera correcta es: “No me lo cuentes, demuéstramelo”

El profesor Juan Gragera, Creative & Account Director y encargado del Módulo Creación, Producción y Gestión de Eventos Corporativos del Máster en Dirección de Relaciones Públicas y Agencias de Comunicación de la Universidad Autónoma de Barcelona (UAB), se ha desempeñado en funciones como Creativo de Eventos, Productor de Eventos, Director del Departamento de Eventos y Director de Grandes Cuentas, tanto como freelance para varias agencias de eventos y comunicación como también de forma exclusiva.

Algunas de las marcas con las que ha trabajado son: Hannibal Laguna, Mango, Escada, Basf, Simón, Novartis, Bayer, Boehringer, Isdin, Roche, Nissan, Volkswagen, Bacardo, Martini, Ballantine’s.
Con toda esta trayectoria profesional, tuvimos la oportunidad de realizar una pequeña entrevista para aprender un poco más acerca de su perspectiva en varios aspectos de la creación y producción de eventos corporativos.

Sabemos que tu carrera ha pasado por varias áreas como el diseño de modas, la hostelería, la danza… ¿Cómo crees que esto te ha influenciado en la creación/planificación de eventos?
Probablemente, cuando todo eso iba pasando, ni yo mismo sabía para qué serviría pasar de una cosa profesional a otra tan diferente. Sin embargo, cuando pasó el tiempo, por ejemplo, mi parte de los escenarios y de bailarín, me enseñó aspectos del show y de la puesta en escena, además de muchos elementos que se siguen utilizando en los eventos. Luego llegué a la hostelería y me enseñó a manejar otro aspecto que forma parte de los eventos presenciales, que es el catering y cómo tiene que funcionar.
Al final, muchas de las cosas que vas haciendo en la vida y que sigo intentando hacer, te dan ideas y conocimientos aplicables dentro del mundo de los eventos porque en cualquier evento hay miles de historias diferentes y para poder hablar con los profesionales que contratas, si has estado cerca de esas realidades, te ayuda a poder entender mejor lo que hacen y cómo lo tienen que hacer. Con lo cual, sin saberlo, reunir toda la experiencia estrambótica y dispar, me sirvió para el mundo de los eventos tanto para la parte creativa en algunos casos como para la de producción.

¿Cuáles crees que son los elementos más importantes para ganar un concurso? (Concurso de agencias para ganar un evento)
Para mí, el elemento fundamental es la creatividad que tú le pongas a este evento. Creatividad también es una palabra muy amplia y que se puede interpretar de muchas maneras, pero yo creo que es ese hilo conductor que le da un gen en común a todos los elementos que están en un mismo evento. Al final, todo tiene que ser coherente y hacer caso a unos objetivos.
De esta manera, lo segundo también muy importante, son los objetivos que tiene el cliente con ese evento que vamos a proponerle o incluso a realizar. Pero aparte, el darle una manera absolutamente novedosa y diferente de aquello que le ofrezca nuestra competencia al cliente. Por tanto, a todo eso le llamo creatividad. No es simplemente que sea más bonito, más feo, más artístico, sino que la creatividad puede ser: un formato. Por ejemplo: no se sienta usted en formato teatro sino en mesas redonda. De esa manera, has cambiado únicamente una posición de sillas, pero eso crea una relación diferente entre las personas. Para mí, eso también es creatividad y puede estar en el catering, en la decoración, en las actuaciones, etc.
Es el elemento diferenciador porque entre profesionales del mismo nivel, la presentación y el llevarlo a cabo probablemente se va a parecer mucho dentro de un concurso. Por tanto, lo único que acaba siendo mucho más personal y puede generar sensibilidad en el cliente para captar su atención o no (y dar en el clavo); es esa parte que yo llamo creatividad. Entonces, sería esa y de la mano con los objetivos que tenga el cliente para ese evento.

¿Qué recomendaciones le darías a una persona que está iniciando que aún no tiene su propia lista de proveedores?
Hoy en día tenemos al mundo Google que te muestra miles de proveedores para cualquier cosa, aunque no me parezca el camino más adecuado.
Generalmente, me parecería una buena manera de empezar a intentar, conseguir proveedores que alguien en quien confíes profesionalmente haya conocido y te pueda aportar una opinión de cómo trabaja ese proveedor. No bien o mal, sino que a veces hay algunos que hacen muy bien determinada cosa y para otra, aunque sean parecidas no la hacen tan bien.
Por ejemplo, hay Caterings que no manejarían nunca bien a dos mil personas, pero sí una exquisitez de una reunión de veinte y cinco. Entonces, los dos son buenos pero cada uno sirve para una cosa. Y esto te lo va a poder decir alguien que lo haya vivido con este catering. Incluso los problemas que tiene de trato, las exigencias, etc.
Por tanto, para mí, no solamente se trata de buscar profesionales sino de intentar que estos profesionales te los avale alguien que los haya probado y que tenga criterio. Eso no siempre es fácil, pero si hay que empezar desde cero con algún proveedor que no conoces, intenta hacer algo muy sencillo de entrada o tener el máximo de información. No solamente la que está colgada en una web, que para mí es como un currículum en el que puedes poner absolutamente de todo. Sino que te explique cosas concretas que haya hecho para que tú puedas comprobar realmente si lo que cuenta que puede hacer, como en un currículum o en una web, realmente es realizable.
Es una cuestión difícil. No se tiene una buena cartera de proveedores en dos días porque no es fácil tampoco tener a gente que te los recomiende, pero pasa como muchas otras cosas en la vida. Muchas veces una buena obra de teatro o una buena película al final tiene más éxito con el público por el boca a boca. Porque eso tiene mucha fuerza.
Hoy en día las redes sociales también tienen mucha fuerza. Cuando alguien recomienda algo porque lo ha vivido bien, ese “algo” sube en su categoría. Pues, estoy hablando de lo mismo. De que alguien le ponga una credibilidad a algo que, si no, no deja de ser una web más, de un proveedor más de un sector determinado.

¿Cuál sería tu mejor consejo para la gestión de permisos?
No son exactamente consejos, pero primero debes saber dónde estás y qué quieres. Porque los permisos en concreto, son cosas que varían muchísimo de un lugar a otro, de una ciudad a otra, de un barrio a otro. Es una cosa muy complicada y que uno no puede extrapolar.
El decir: “no, en la calle no se puede hacer no sé qué”, realmente va a depender de qué calle es, de cuál ciudad sea, de qué fecha es, de un montón de cosas. Con lo cual, debes ser consciente de que nunca vas a saber muy bien por dónde va a salir el tema, qué es lo que te van a pedir para poder hacer lo que tú quieres hacer. Y en segundo lugar, intentar (que no es nada fácil) averiguar cuáles son los caminos más prácticos dentro de una institución pública.
Muchas veces lo más complicado es averiguar con quién tienes que hablar y a quién se lo tienes que enviar. Son organismos muy complejos y antes de empezar a pedir el permiso que necesitas, investiga a quién se lo tienes que pedir, intenta hablar previamente con esa persona para que sepas cómo tienes que hacerlo, porque es un mundo totalmente incoherente. Cosas que podrían parecer lógicas, muchas veces no lo son. Y no te preocupes en saber por qué sí o por qué no, porque no lo sabe ni el que te está dando el permiso.
Importante: No des nunca por hecho que, porque en un lugar te dieron el permiso para hacer una cosa, en dos calles más para allá te lo van a dar igual.

Por Mónica Flores